Parmis nous, rare sont les personnes qui n’ont jamais ressenti le besoin d’être mieux organisé. Je me considère comme quelqu’un de plutôt organisé, même si parfois il m’arrive d’être laxiste à propos de mon organisation, j’arrive toujours à remonter la pente.
Et si vous êtes déjà organisé(e), chance à vous, vous allez quand même pouvoir lire de nouveaux systèmes d’organisations.
Dans cette liste il devrait y avoir quelque chose pour tout le monde.
Il y a deux semaines, je vous ai demandés à tous vos meilleurs conseils et objets pour être organisé. Vous m’avez répondu avec force et de très bonnes choses. Ce qui va suivre sont donc certains des meilleurs conseils que j’ai pu lire.
Je dois souligner: ce ne sont pas mes conseils, mais les vôtres, et quand vous voyez le mot « je », cela se réfère au lecteur qui m’a écrit ce conseil. Les noms ont été enlevé pour protéger leur anonymat.
- Les 3 taches les plus importantes. Ecrivez ou fait vous une liste mentale des 3 choses les plus importantes ou urgentes à faire aujourd’hui. Tout le reste semblera s’enmboiter naturellement dans la journée.
- Une simple et réalisable liste de chose à faire. Ou une « to do list ». Alors que j’aime toutes ces applications web 2.0, logiciel d’ordinateur, des gadgets soignés, des portables cools, ils ne me conviennent en fait pas. Je suis une flemmarde, avec une attitude encore plus faignante. Je pourrais écrire une tache à faire sur mon téléphone, mon ordi, dans mes mails et même sur le frigo… À la fin j’aurai passé plus de temps à essayer d’organiser ma « to do list » ou la remplir, plutôt qu’à la faire réellement.
- Gardez un affichage de votre « to do list » omniprésent. Que ce soit sur votre mobile ou votre tablette (ce que vous regardez le plus) il faut être capable de la voir à chaque fois pour réaliser la tache et ne pas l’oublier. C’est la clé pour moi.
- Choisissez UN outil et s’en tenir à ça. (un post it, un mémo sur télephone, un agenda…)
- Fait une chose à la fois.
- Utiliser le mot « non » pour ne pas tout devoir réaliser en une journée.
- Utilisez la poubelle à papier/ recyclage. Organiser des choses qui ne sont pas nécessaires c’est gaspiller son énergie. C’est incroyable comment je sens que je contrôle mieux en me débarrassant d’articles qui traînes que « j’aimerai lire quand j’aurai le temps » ou d’innombrable notes de réunions dont ont à déjà réalisé le plus gros de la tache.
- Une (bon) endroit pour tout, et tout à sa place. Trouvez des endroits qui sont faciles d’accès pour les choses les plus utilisés et un endroit plutôt simple d’accès pour les choses les moins utilisées. Je passe moins de temps à chercher les choses et plus à réellement les faire. Et l’endroit pour les choses que vous n’utilisez jamais est ailleurs: une poubelle, un lieu où ils acceptent les donations etc.
- Simplifier, simplifier, simplifier!
- Ranger le maintenant. L’unique, simplissime chose que je fais pour rester organiser c’est de ranger tout objet, gadgets, vêtements, sacs, brosse à cheveux etc immédiatement après les avoir utilisés. Très efficace. Je pourrai dire à n’importe qui où se trouve chaque objet dans ma maison.
- Gardez une « to do list » qui se synchronise avec votre téléphone. Ainsi vous pouvez ajouter des choses au fur et à mesure que vous vous en souvenez. Prenez garde que toutes les choses aient une date d’échéance.
- Le changement. Il rend obsolète tout se qui est sans importance. Il abat toutes les méthodes ou idées qui ne sont pas éternelles et met en lumière les choses nouvelles et les plus importantes. Vous et les autres ne pourrez que vous concentrer sur ces dernières. Le meilleur de tous: c’est un outil d’organisation infaillible. Adoptez le.
- Divisez vos affaires en dossiers plastiques rouge, bleu, jaune et vert. Par exemple, tout se qui doit être fait aujourd’hui (papier, facture, mail) va dans le dossier rouge. Tout se qui est en rapport avec le client, fidélisation de la clientèle va dans le dossier jaune. L’épaisseur de vos dossiers doivent varier en fonction de l’organisation de votre mallette. Si vous êtes comme moi, vous avez peut être un dossier pour vos projets spécifiques. Cependant ne divisez les choses qu’en 4 couleurs codées, c’est super utile.
- Sans remords prenez le contrôle de votre temps et vos priorités.
- Trier à la source. Mon outil d’organisation préféré est ma boite aux lettres. Je vais chercher mon courrier une fois par semaine (le dimanche en général), debout dans mon hall je trie mon courrier. J’utilise la poubelle à côté de l’entrée. Ce qui passe le pas de ma porte est seulement ce dont j’ai besoin d’avoir. Factures, lettres et chèques vont dans une boite spécifique (qui d’ailleurs a un couvercle entouré d’un jolie ruban et un nœud jaune, on dirai un cadeau posé sur mon bureau). Tout mon matériel de lecture est sur une table, face à ma méridienne où j’ai l’habitude de lire.
- Une feuille de papier, un calendrier et un tableau blanc. J’ai trouvé cette manière facile de m’organiser, mes journées et mon esprit, avec un simple calendrier, une feuille de papier que je divise en 4 sections et une ardoise. En haut à gauche de ma feuille de papier c’est ma « to do list » de la journée. En haut à droite c’est ma liste de course ou juste une liste de choses que je dois acheter. La partie en bas à gauche me sert à noter les appels que j’ai effectué, à qui j’ai parlais, mes rendez-vous etc… Finalement en bas à droite c’est tout se dont j’ai besoin de reporter pour un autre jour. Si je suis tenue de rappeler lundi je le note sur mon calendrier. En se qui concerne l’ardoise mes enfants peuvent écrire leurs questions dessus. Par exemple « Puis-je aller dormir chez Brian ce soir? » ou en core « appeler grand-mère ». J’écris également les choses à laquelle il faudra que je pense le lendemain et celles à faire. Mon calendrier et l’ardoise sont au même endroit, de cette façon je peux transférer mes notes courtes si c’est nécessaire. Je garde avec moi ma feuille partout où je vais, je peux donc écrire des notes à tout moment.
- Code couleur. Je suis une personne visuelle, grâce au code couleur je passe donc moins de temps à chercher mes diverses listes et calendriers. Cette technique marche bien surtout quand j’étais à l’école: je rangeais mes affaires et cours de l’année d’une certaine façon. Bleu pour mes leçons, jaune pour les quiz, rouge pour les tests etc. Il a fallu un peu de temps pour mettre la méthode en marche, mais une fois mise en place, pour le reste du semestre je n’avais plus qu’à regarder la couleur pour avoir une idée clair de qu’elle genre de semaine j’allais avoir.
- Un classeur. J’utilise un classeur intelligent labellé “@ 2007″ avec les mentions suivantes:
- @ Ajourd’hui – Avec un planning de taches importantes
- @ Semaine – Où j’écris le squelette du planning des autres jours de la semaine
- @ Année – Toute mes feuilles récapitulatives;
- @ Diète – Qui décrit tout se que j’ai mangé dans la journée
- @ Fitness – Qui décrit ma routine sportive de la journée.
Mon classeur est toujours avec moi et il m’aide a devenir un meilleur employé, membre de la famille et un meilleur petit ami.
- Noter, exécuter et arranger en cours de route. C’est ma bible de l’organisation. Je vis de cette manière depuis plus de deux ans et je peux dire que je suis une personne organisé. Une petite ardoise sur le mur de ma chambre. Je le sépare en deux sections un « todo » et un « today » (fr: »aujourd’hui »). « Todo » est une liste de choses générales que je dois faire, comme par exemple faire réviser ma voiture, acheter un cadeau a quelqu’un, etc. La partie « today » est ce que je dois faire dans la journée. Les choses peuvent être décaler pour plus tard ou plus tôt. Je trouve qu’avoir une liste spécifique pour la journée me pousse à réaliser les choses les plus importantes à temps. Je garde également en permanence deux choses dans la parti « today », qui sont l’exercice et la méditation. Tout ceci m’aide.
- Cartes à note. Chacune me sert à écrire plusieurs taches du même type, une liste est aussi possible. Je fais les deux. De cette façon vous allez collectionner les cartes et permet de donner facilement des priorités. Mais attendez, ça ne sarrette pas là. Elles peuvent être rangées sur un tableau en liège, partagées, annotées, déchirées, réarrangées. En plus elles sont faciles à garder avec soi, à attacher avec des documents. Et pour aller plus loin, différentes couleurs de ses carte permet une représentation visuelles de différentes sortes de taches. Finalement, elles sont pas cher et plus important encore: facile (plus facile qu’un logiciel) à configurer autant qu’on peut et autant que nécessaire.
- Ne jamais compter que sur qu’une copie. J’ai vu des personnes payer 1000$ pour écouter un conférencier et n’avoir que du papier et un crayon pour écrie des notes. Un ami ne s’est jamais sentis aussi rassuré que quand il a perdu ses feuilles mais qu’il en avaient une copie en réserve!
- Avoir.. moins .. de choses.
- Déléguer. Apprenez à faire confiance aux personnes qui ont des taches importantes à réaliser pour vous. Et ceux, dans tout domaine de la vie. Quand vous apprenez à déléguer efficacement vous allez en fait vous permettre de maintenir une organisation plus facile car moins de choses à gérer. De plus vous serez mieux organisé dans les choses que vous ne pouvez pas déléguer.
- Contrôle ta vie. Peu importe le papier ou gadget électronique que vous utilisez, fait en sorte qu’il travaille pour VOUS. Est ce que vos applications ont réellement besoin de vérifier vos mails tous les 5 minutes? Peu être, mais je suis sure que vous feriez beaucoup plus si vous surveillez vos mail seulement quelques fois par jour. De même pour le Blackberry! Apres tout, il y a pleins d’outils différents, et un qui peut correspondre à chacun – donc utilisez ce qui marche pour vous, mais prenez garde qu’il vous rende réellement service!
Par LEO BABAUTA
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